효과적인 송장 발행을위한 7 가지 팁

소기업 주인으로서, 당신은 아마도 당신이하는 일을 사랑하고 가능하다면 당신이 자유로이 할 수 있다고 말할지도 모릅니다. 그러나 하루가 끝나면 비즈니스 운영을 유지하기 위해 현금 흐름이 필요합니다.

안 송장 제공 한 제품이나 서비스에 대한 고객에게 보낸 청구서입니다. 판매 된 제품, 고객이 빚진 금액, 고객이 언제 어떻게 지불해야하는지 설명합니다. 대기업은 회계사를 통해 인보이스 발행을 담당하고 있지만 대부분의 중소기업 소유자는 스스로해야합니다. 1,000 명의 미국 중소기업 소유자를 대상으로 실시한 Intuit 조사에 따르면 평균 중소기업은 특정 달에 연체 된 지불금으로 5,000 달러 이상을 기다리고 있습니다.

Investmentmatome은 회계사 및 인보이스 발행 전문가와 이야기하여 기업가가 인보이스를보다 효율적으로 작성하고 더 빨리 지불 할 수있는 방법에 대해 설명했습니다.

1. 프로세스 자동화

아직 작성하지 않았다면 소프트웨어를 설정하여 송장을 자동화하십시오. QuickBooks, Xero, FreshBooks 및 Wave Accounting과 같은 대부분의 회계 플랫폼에는 청구 기능이 포함되어 있거나 Bill.com, Hiveage 및 Billbooks와 같은 인보이스 전용 서비스에 가입 할 수 있습니다.

Billboard 최고 경영자 Sagar Kogekar는 Investmentmatome에 전자 메일을 통해 "Excel 및 PDF에서 클라우드 인보이스 발행 응용 프로그램으로 마이그레이션 할 때입니다. "소프트웨어가 많아 시간과 비용을 절약 할 수 있습니다."

중소 기업 중 약 70 %가 자동화 된 인보이스 발행 서비스 및 비용 관리 제품을 기업에 제공하는 Concur, Washington, Bellevue에있는 2015 명 이상의 중소 기업 비즈니스 리더를 대상으로 인보이스 발행 소프트웨어를 사용합니다.

인보이스 소프트웨어를 사용하면 실수를 줄이고 돈을 절약 할 수 있습니다. 공급 관리를 연구하는 보스턴 회사 인 Ardent Partners의 2012 보고서에 따르면 과금 프로세스를 자동화하는 기업은 인보이스 발행 비용을 40-70 %까지 절감 할 수 있습니다. 자동화는 또한 인보이스 발행을 더욱 빠르게 만들어 기업가가 사업 운영에 집중할 수있는 시간을 확보합니다.

"수동 데이터 입력 모자 대신 자신의 CFO 모자를 쓰는 데 소중한 시간을 할애 할 수 있습니다."Concur 제품 관리 이사 인 Jessica Staley는 Investmentmatome에게 말합니다.

2. 서면 견적서 보내기

가능한 경우 제품 또는 서비스를 제공하기 전에 서면 가격 견적을 보내 고객의 기대치를 관리하십시오. 견적에는 현금, 신용 카드, 수표 또는 온라인 여부에 상관없이 예상되는 일자리 비용 및 수령 방법이 포함되어야합니다. 주문을 수락하기 전에 고객이 서면으로 이용 약관에 동의하는지 확인하십시오.

Wave Accounting의 제품 마케팅 매니저 인 Sara Rosenfeld는 "모든 것을 문서화하는 데 큰 도움이됩니다.

3. 짧은 지불 조건 설정

고객에게 송장을 보낼 때 지불 할 시간을 지정하십시오. 표준은 일반적으로 30 일 이하이지만 원하는 시간을 선택할 수 있습니다.

평균 채무자는 1200 만권이 넘는 송장에 대한 Xero 분석에 따르면 2 주 늦었습니다. Xero의 전문가는 30 일 이내에 현실적으로 지급 받기를 원한다면 13 일 이내에 지급 조건을 설정하도록 권장합니다. Xero의 회계 책임자 인 Amy Vetter는 온라인 인보이스를 통해 고객이보다 쉽게 ​​지불 할 수 있다고 말합니다.

Vetter는 Investmentmatome은 "사람들은 온라인으로 물건을 지불하는 데 익숙하며 반드시 금요일에 수 표를 줄이거 나 기다릴 필요가 없습니다. "그런 종류의 [짧은] 지불 조건을 고객과 설정하는 것이 훨씬 더 수용 가능합니다."

4. 번호 매기기 시스템 만들기

인보이스에 번호를 매기면 세수 목적으로 입금액을 추적하는 데 도움이됩니다. 문자, 숫자 또는이 두 가지 조합을 사용하여 각 인보이스를 표시 할 수 있습니다. 귀하에게 적합한 시스템을 선택하십시오. 그러나 인보이스 발행 전문가는 첫 번째 인보이스에 "001"을 사용하지 않을 것을 권장합니다. 숫자가 높을수록 고객이 새로운 비즈니스 인 경우에도 고객을 기존 전문가로 볼 수 있습니다.

"좀더 전문적으로 만 나와야 만하는 것, 0053로 시작하십시오."라고 FreshBooks의 제품 마케팅 및 고객 담당 이사 인 Faraz Shafaghi는 말합니다.

5. 정중 한 언어 사용

경미한 것처럼 보일지라도 "청구서에"(날짜) "및"귀하의 비즈니스에 감사드립니다 "와 같은 문구를 사용하면 급여받을 확률이 높아질 것이라고 Shafaghi는 말합니다. 제 시간에 또는 일찍 지불하는 고객에게 감사 노트 또는 이메일을 보낼 수도 있습니다.

회계 소프트웨어 회사 인 Sage North America의 제품 관리 매니저 인 Mike Savory는 다음과 같이 말합니다. "고객에게 다른 제품과 서비스를 상기시켜주십시오.

6. 송장을 즉시 보냅니다.

일단 서비스를 완료하거나 고객에게 상품을 선적하면 즉시 인보이스를 보내십시오. 이렇게하면 고객의 마음을 사로 잡는 데 도움이되며 신속성을위한 선례를 설정할 수 있습니다.

가능하면 고객이 Apple Pay 나 Square와 같은 모바일 지불 시스템을 사용하여 현장에서 지불하도록하십시오. 웨이브 (Wave), 플린트 모바일 (Flint Mobile) 및 퀵북 (QuickBooks)을 비롯한 일부 인보이스 발행 시스템을 통해 비즈니스 소유자는 모바일 지불을받을 수 있습니다.

7. 후속 조치

즉시 지불하지 않으면 지불 마감에 대한 알림을 고객에게 보냅니다. 웨이브 어카운팅 (Wave Accounting)의 로젠 펠드 (Rosenfeld)는 지불 마감 기일 인 1 주일 전에 미리 알림을 보내고 늦어지면 매주 알림을 보내는 것이 적절하다고 말합니다.$ 5,000 주문과 같은 대형 티켓의 경우 더 자주 알림을 보내면됩니다.

후속 이메일을 너무 많이 사용하는 것에 대해 불안해하는 경우 Rosenfeld는 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하여 고객에게 자동 결제 통지를 설정하도록 제안합니다.

Sage North America의 Savory는 "미리 알림을 보내거나 미결 된 인보이스를 추적하는 것이 무례한 것으로 간주되거나 고객과 형성된 관계에 대한 침해를 우려하지 마십시오. "당신은 사업을 운영하고 있으므로 신속하고 완전한 지불의 필요성은 아무에게도 놀랄 일이 아닙니다."

중소기업 창업 및 운영에 대한 자세한 내용은 당사 사이트 소규모 비즈니스 안내서를 참조하십시오.

테디 니키엘 (Teddy Nykiel)은 개인 재정을 다루는 직원입니다. Investmentmatome. 트위터에서 그녀를 따라 가라. @teddynykiel ~에 Google+.

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