기록 보존 일정 |

우리 모두는 우리가 사업 기록을 저장하고 보호해야한다는 것을 알고 있습니다. 몇 년 후 우리가 지켜온 이러한 모든 기록은 파일 캐비닛에서 자신과 직원을위한 작업 공간보다 더 많은 공간을 차지하고 있음을 알게되었습니다.

좋은 소식은 우리가 실제로 보관할 필요가 없다는 것입니다 그 모든 기록은 영원히. 예, 우리는 영원히 유지해야합니다. 국세청이 우리와 함께 할 때까지만 유지합니다. 그리고 몇 년 동안 만 머물러 야 할 필요가있는 것들도 있습니다.

어느 기록을 보관할 필요가 있는지, 얼마나 오랫동안 보관해야하는지 알려주는 것이 조금 더 어렵습니다. 그리고 임시 보관함을 적절하게 폐기하는 것은 종이를 휴지통에 버리는 것만 큼 간단하지 않습니다.

여기에 기록 보존 일정이 적용됩니다. 이 문서에는 귀하의 비즈니스가 생산하는 기록 유형 (재무, 인사, 계약, 운영 등)이 나열되어 있습니다. 기록을 보관해야하는 기간과 IRS 또는 사베 인 - 옥 슬리 법 (Sarbanes-Oxley Act)과 같은 요구 당국에 대한 법적 요구 사항을 확인합니다. 레코드가 일반적으로 비즈니스 운영에 얼마나 오랫동안 사용되고 있는지를 알 수 있습니다. 기록에는 민감한 개인 식별 데이터가 포함되어 있음을 지적하는 등 다른 정보도 포함될 수 있습니다. 마이크로 필름 또는 디지털 스캔 사본이 종이 문서에 대한 합법적 인 대안이 될 수 있습니다.

인터넷을 검색하면 Millennium Records Management에서 친절하게 제공하는 것과 같이 레코드 보존 일정 및 샘플에 대한 많은 정보를 찾을 수 있습니다. 그러나 샘플 일정은 어떤 모양인지 일반화 된 표현이라는 것을 기억하십시오. 귀하의 기록 보존 일정은 귀하가 소재한 귀하의 사업 유형, 귀하가 사업하는 주 또는 국가, 주식 시장에서 개인 소유인지 무역 주식인지 여부에 관계없이 공공 기관, 정부 계약 및 수많은 다른 요소를 포함합니다.

귀하는 귀하의 회계사, 법률 고문 및 / 또는 전문 기록 관리 회사와 협력하여 귀하를 개발하고 설립해야합니다.

귀하는 공식적으로 당신 회사의 모든 사람들이 그것에 대해 알고 있습니다. 이렇게하면 중요한 레코드가 실제로 처음부터 보관되도록 할 수 있습니다. 나중에, 채무서 파일 캐비닛이 여러 개 있다고 가정 해보십시오. 회원 유지 일정에 따라 6 년 동안 유지해야한다고 나와 있지만 경험에 따르면 실제로는 3 년 동안 유지되는 것으로 나타났습니다. 이 사실을 알게되면이 기록을 오프 사이트 저장 장치 또는 다른 저장 매체를 확보하여 전송함으로써 사업 / 사무실 공간을 확보 할 수 있습니다.

보존 기간이 끝난 기록이 있으면 폐기 할 수 있습니다. 그러나 제가 말씀 드렸듯이, 당신은 단순히 그것을 재활용 캔으로 던질 수는 없습니다. 처분을위한 확립 된 프로세스가 필요합니다. 예, 오래된 문서를 없애기 위해 더 많은 문서를 만들어야합니다.

레코드를 생성 한 사람들이 더 이상 레코드가 필요하지 않도록 로그 오프해야 할 것입니다. 기록 보존 기록은 귀하가 수립 한 기록 보존 일정에 따라 보존 기간이 끝났음에 유의해야하며, 감사, 소송 등으로 인해 보존 기간이 연장되지 않았는지 확인하십시오.

귀하는 언제, 어떻게, 그리고 누구에 의해, 문서가 파괴되었습니다. 과거에 박스를 하역장에 운반하고 종이를 쓰레기 수거통 옆에있는 분쇄기에 넣는 데 많은 시간을 소비했던 과거보다 더 쉽습니다. 최근 몇 년 동안 모바일 파쇄 회사가 번창했습니다. 대형 트럭 장착형 색종이 파쇄기를 사업장으로 몰고 트럭으로 상자를 운반하고 파손 된 것을 목격하고 파손 증명서를 발급 해줍니다.

기록 보존 일정 수립, 시행 및 준수는 회사가 사업을 계속하기 위해 필요한 주요 기록을 유지 및 관리 할 수 ​​있도록하는 데 큰 도움이됩니다. 최악의 시나리오에서 소송이나 기타 소송에 휘말 리면 정기적으로 발생하는 문서 작성 과정에서 귀하의 기록이 보관 및 폐기되고 있음을 입증해야합니다. 자정이 아니라 창고 뒤에서 화상을 입지 않도록하십시오. 범죄와 책임을 피하거나 아마 법적 절차를 방해하려는 아마추어 시도.

Steve Lange

수석 편집자

Palo Alto Software