분쇄 또는 분쇄하지 않겠습니까? 새로운 사업을위한 기록 유지 |

자신의 사업을 시작하는 것은 우주선의 세계로 들어가는 첫 단계입니다. 또한 IRS와의 관계의 시작이기도합니다.

국세청을 위해 재무 기록을 보관해야 할 법적 의무가 있습니다. 그러나 어떤 것들은 당신이 붙잡고 있어야 할 것이고, 어떤 것들이 사무실 혼란에 불과합니까?

온라인 부기 서비스 Bench에서 우리는 재무를 추적하는 미묘한 차이에 대해서는 전문가입니다. 이 가이드에서는 보관해야하는 레코드, 유지해야하는 기간 및 기록을 정리하는 데 사용할 수있는 몇 가지 효율적인 방법을 살펴 보겠습니다.

참조: 비용은 지불 할 수 있습니까?

자영업자이거나 중소기업 인 경우 IRS는 소득, 공제액 청구서를 뒷받침하는 서류를 보관할 것을 요구합니다, 또는 귀하의 세금 신고 양식에 나타나는 크레딧. 귀하가 취득한 국세청에 말한 것을 얻었거나 귀하가 구입 한 국세청에 말한 것을 구매 한 것으로 나타났습니다.

일반적으로 보관해야 할 서류에는

영수증

• 은행 및 신용 카드 명세서
• 수표
• 수표 취소
• 청구서
• 수령 증명
• 회계사 재무 제표
• 이전 세금 신고서
• W2 및 1099 서식
• 물품을 지원하는 기타 모든 증빙 서류 세금 환급에 표시된 소득, 공제 또는 신용의
• 유의하십시오. 귀하의 비즈니스의 성격과 법적 구조가 IRS를 위해 보관해야하는 기록에 영향을 미칩니다.

입증 책임은 모든 필요한 서류를 제공하기 위해 귀하 (사업주)에게 있습니다. 따라서 기록 보관을 시작하면 다음과 같은 간단한 원칙을 따르십시오:

모든 것을 보관하십시오. 감사의 경우 첫 번째 방어선은 영수증 및 세금 기록입니다. 모두 저장하면 보호 수준이 극대화됩니다. 영수증을 지키면 빚진 세금 공제를 청구 할 수 있습니다.

참조: 7 모든 부기 습관을 채택해야 함

가능한 예외: $ 75 규칙

법적으로 영수증을 보관할 필요가 없습니다. 예를 들어 국세청 (IRS)은 다음 조건이 충족되는 한 여행 (숙박 제외), 오락, 선물 또는 교통편에 대한 영수증을 보관할 것을 요구하지 않습니다.

숙박비를 제외한 비용은 $ 75

• 비용은 교통편이며 영수증을 쉽게 구할 수 없습니다.
• 그러나 감사의 경우 $ 75 이하의 비용조차도 의문의 여지가 있음을 명심하십시오.

세금 계산서

세금 기록 보관 기간

3 년 규칙:

세금 유지 계획 귀하가 신고 한 날짜로부터 3 년 동안 또는 상기 반품 기일 (이후 중 빠른 날짜)로부터 기록을 남겨 두십시오. 수익을 일찍 신고하면 만기일에 신청 한 것처럼 처리됩니다.

이 3 년 규칙은 납세자가 귀하를 수정할 수있는 기간 인 법령을 통해 제공됩니다 세금 환급 - 또는 국세청 (IRS)이 세금보고를 감사 할 수 있습니다. 제한 기간이 만료되면 더 이상 해당 기간에 대한 세금 기록을 보관할 필요가 없습니다.

3 년 규칙의 예외:

항상 그렇듯이이 규칙에는 예외가 있습니다. 경우에 따라 3 년 제한 규정 요구보다 긴 기록을 유지해야합니다. 예외 사항은 다음과 같습니다:

부채 및 무분별한 채권:

이들 중 하나의 비용을 귀하의 세금 신고서에서 공제 한 경우, 7 년 동안 기록을 보관하십시오. 누락 수입:

수입은 국세청 (IRS)에 지불해야하며, 귀하의 신고서에 명시된 총소득의 25 퍼센트 이상이며, 제출 한 날로부터 6 년 동안의 기록 또는 귀국 예정일 중 더 늦은 날짜를 보관하십시오. 피고용인 기록:

고용 기록은 관련 급여세가 만기되거나 지불되는 시점 중 늦은 시점에 4 년 후에 보관해야합니다. 사기 반환:

사기로 신고하면 더 잘 잡아라. 재산 기록:

법령 기간 동안 재산 보유와 관련된 기록을 유지해야합니다 (3 년 후). 재산은 소유권을 떠난 후 3 년 후에 보관해야합니다 재산 기록과 관련하여 증서, 직함 및 원가 기록과 같은 문서를 보관해야합니다. 이를 통해 감가 상각, 할부 상환 또는 공제 공제액을 계산할 수있을뿐 아니라 자산을 매각하거나 처분 할 때 발생하는 손익을 고려할 수 있습니다.

참조: 6 중소기업을 위험에 빠뜨리는 회계 실수

영수증 및 세금 기록 보관

보관해야하는 기록과 보관 기간을 결정한 후에는 정리를위한 시스템을 설정할 때입니다.

고맙게도 IRS는 디지털 문서를 허용합니다. 원본의 완전하고 정확한 복제물. 요청에 따라 특정 문서를 읽을 수 있고 인쇄 된 사본을 만들어야합니다.

이는 세금 기록을 저장하기 위해 삐걱 거리는 파일 캐비닛을 사용한 날이 끝났음을 의미합니다. 종이없는 페이지를 만들고 순서대로 기록을 유지하는 데 사용할 수있는 다양한 디지털 솔루션이 있습니다.

보관 용, Evernote 또는 Google 드라이브와 같은 안전한 클라우드 저장소 옵션을 사용하면 안전하게 문서를 온라인에 저장할 수 있습니다. 비즈니스가 성립 된 후에 많은 서류 작업을 처리하고 있다면 자동, 고속 스캐너에 투자하여 온라인을보다 효율적으로 전송할 수 있습니다.

암호로 보호 된 물리적 저장 장치 또는 보조 클라우드 계정에 문서를 저장하십시오.

참조: Small Business Accounting 101: 9 트랙에서 새로운 비즈니스를 얻는 단계

비과세 목적으로 레코드 보관

세금 면제를 위해 문서를 더 이상 붙들어 두지 않으려면 문서를 파쇄하기 전에 꼭 필요하지 않다는 것을 다시 한 번 확인하십시오. 채권자, 변호사 또는 보험 회사는 IRS보다 오래 보관해야 할 수도 있습니다.

온라인 저장 용량을 사용하면 더 이상 필요하지 않은 문서를 삭제하는 대신 영구적으로 보관할 수 있습니다.

중소기업 기록 유지의 회색 영역을 탐색하고 종이없는 조직 체계를 설정하면 규칙을 항상 준수하면서 업무의 혼란을 피할 수 있습니다.