인보이스 발행 거부 : 기업 인보이스 발행을위한 8 가지 팁 |

기업 또는 회사 고객과의 거래를 종결하는 것은 작지만 크지 않은 비즈니스에 큰 도움이됩니다., 또 다른 일입니다.

그것은 당신이 원했던 것처럼 부드럽게 갈 수도 있고, 완전히 엉망이 될 수도 있습니다. 그것은 모두 귀하의 고객에게 송장을 보내는 방식에 달려 있습니다. 일단 송장을 받으면 계좌에 타격을 줄 수있는 일련의 프로세스가 실행됩니다 (잘못된 것이 아니라면).

인보이스를 제때에 지우는 열쇠는 세부 정보입니다. 다음 팁은 내 2 년 동안 미수금 및 미수금으로 이루어지며,이를 준수하면 시간과 돈을 절약하고 스트레스를 줄일 수 있습니다.

참조: Accounts Payable이란? 분 단위의 메트릭

1. 인보이스가 실제로 어디로 가는지 확인하십시오.

대기업을 다루는 동안, Accounts Payable은 아웃소싱 및 자동화 될 첫 번째 프로세스 중 하나라는 점을 명심해야합니다. 자동화가있는 곳에서 오류 허용 오차는 아무 것도 없습니다. 이는 인보이스에도 적용됩니다.

이는 다른 나라의 사람 (심지어 다른 시간대)이 인보이스를 예약했을 가능성이 있음을 의미합니다. 제 3 자이든 공동 서비스 센터이든, 품질 기준은 엄격합니다. 그들은 무언가가 꺼져 있다는 작은 의구심을 가지고 특히 작은 공급 업체로부터 인보이스를 거부하는 것을 주저하지 않을 것입니다. 사소한 세부 사항으로 보이는 것이 감사의 경우 실제로 아웃소싱 파트너에게 심각한 영향을 줄 수 있습니다. 또한 AP는 많은 양의 문서로 작동하며 각 문서는 매우 신속하게 평가됩니다. 모든 인보이스를 세부적으로 분석 할 시간이 없습니다. 올바른지 또는 그렇지 않은지, 그게 전부입니다. 인보이스가 승인되고 즉시 승인되는지 확인하십시오. 방법? 글쎄, 준수함으로써!

2. 처음부터 못을 박다

내가 봤던 대부분의 지불 문제는 단순히 고객의 청구 요구 사항을 따르면 쉽게 피할 수있었습니다. 그러나 거래를 설정하는 사람들이 많을수록이 정보가 유실 될 가능성이 커집니다.

영업 담당자는 대개 청구 지침을받는 사람이 많지만 새로운 리드를 확보하는 데 더 많은 노력을 기울이며 방치하는 경향이 있습니다

판매 및 대금 청구가 같은 페이지에 있는지 확인하십시오.

참조: 송장 결제가 이루어지는시기는 언제입니까?

3. 송장을 읽을 수있는 상태로 유지하십시오.

전자 송장이나 지폐 인보이스를 송부하든 초기 단계에서 스캔되어 송장 읽기 소프트웨어로 전달됩니다. AP 회계사가 다음에이를 확인합니다.

이것은 많은 일이 잘못 될 수있는 곳입니다. 우선,이 응용 프로그램은 색을 잘 읽지 못합니다. 인보이스를 색조가 달라 지도록 유인 할 수도 있지만 간단하게 유지하는 것이 가장 좋습니다. 모든 문자와 숫자를 검은 색으로 표시해야합니다.

또한 고객 시스템의 이미지는 읽을 수 없으므로 인보이스를 직접 스캔하지 마십시오. 가는 방법은 PDF를 생성하는 것입니다.

둘째, 필수 세부 사항 (송장 일자, 기한, 번호, PO 번호, 회사 이름 및 주소, 금액 및 세율)이 눈에 띄는지 확인하십시오. 첫 눈에 쉽게 알아볼 수 있어야합니다. 그렇지 않으면 정보가 실제로 존재하더라도 송장을 즉시 거절 할 수 있습니다.

4. 올바른 회사에 청구하십시오.

회사가 클수록 엔티티가 많을 수 있습니다. 주문 양식에 달리 명시되어 있지 않는 한 실제로 사업을 수행하는 부서에 송장을 보내십시오.

많은 공급 업체는 정확한 청구서 수신 주소가 의심스러운 경우 회사 본사로 청구서를 보내는 경향이 있습니다. AP는이를 거부하고 수정 된 세부 사항으로 문서를 다시 보내달라고 요청합니다.

또한 회사 이름이나 주소를 짧게하지 마십시오. 일부 국가 (예: 싱가포르)는 이에 관한 매우 엄격한 규정을 갖고 있으며 AP는 약어 나 세부 사항이없는 송장을 수락하지 않을 수 있습니다.

이는 불합리한 것일 수 있지만 때로는 잘못된 층 또는 번지가있는 송장을 거부해야합니다. 고객의 주소로

참조: 현금 흐름을 예측하는 방법

5. 구매 주문 존중

고객은 인보이스에 구매 주문서 (PO) 번호가 필요할 가능성이 큽니다. 그 경우인지 확인하고 PO에 포함 된 모든 정보를 준수해야합니다.

PO는 AP가이 번호를 사용하여 송장을 예약 할 때 가장 먼저 찾는 것입니다. 그것이 없거나 발견하기가 힘들다면 송장을 거부하고 의도 한 지불 실행을 놓칠 수 있습니다. PO가 처리하는 재정 기간과 사용 가능한 현금을 추적하십시오. PO가 오래되었거나 기금이 부족한 인보이스를 발송하면 며칠이 아니라도 일 단위로 지불이 지연됩니다. 이것은 한 회계 연도 / 분기에서 다른 회계 연도 / 분기로 전환하는 과정에서 특히 문제가됩니다.

하나의 송장 당 하나의 PO를 보관하는 것이 좋습니다. 하나의 문서에 여러 개의 PO를 포함하는 것이 더 편리 할 수 ​​있지만 AP가 예약하기가 어려울 수 있습니다 (특히 그 중 하나에 문제가있을 때).

6. 올바른 통화로 된 법안

환율 불일치는 특히 외국 기업과 거래 할 때 지급 지연의 또 다른 일반적인 이유입니다.

인도와 같은 일부 국가에서는 외화로 전신 송금을 처리하는 것을 매우 어렵게 만듭니다. 이 때문에 몇 개월 동안 지불을 보았고 새로운 주문 만 발행하여 해결할 수있었습니다.

현지 통화가 아닌 다른 통화로 고객에게 청구하는 경우, 송장에 포함 된 금액 (세금 포함 및 제외)

참조: 모든 사업 소유자가 모니터링해야하는 7 가지 주요 지표

7. 주소록을 정기적으로 수정하십시오.

연락처를 최신 상태로 유지하는 것은 특히 고객에게 자주 청구하지 않는 경우 매우 중요합니다. 큰 회사는 항상 프로세스와 데이터 관리 시스템을 개선하여 종종 이메일 주소가 변경됩니다.

대개의 경우 사전에 통신하지만 자동 이메일은받은 편지함에서 쉽게 잃어 버리거나 스팸으로 필터링 될 수 있습니다. 인보이스를 개인 이메일로 보낼 경우 CC에 일반 재무 또는 회계 주소를 포함해야합니다. 사람들은 가거나 출석하므로 더 이상 회사와 더 이상 다른 사람에게 연락하지 마십시오.

AP 회계 담당자는받은 편지함을 원하는만큼 자주 확인하지 않을 수도 있습니다. 일반 채널을 통해 인보이스를 제출하면 표준 시간 내에 처리됩니다.

8. 미소로 후속 조치

거절 한 인보이스 또는 지연된 지불에 대해 AP와 후속 조치를 취할 때마다 우호적 인 태도가 계속 될 것입니다. 당연히 돈을 제 시간에 요구할 권리가 있지만 AP 서기에게 부정적인 반응을 보일 수는 없습니다.

문제는 아마도 자신의 잘못이 아닙니다. 당신이 공감과 친절을 베풀면 그들은 당신을 위해 여분의 마일을 갈 확률이 훨씬 높습니다. 그들의 직업은 극단적으로 평범하므로 기계가 아닌 사람으로 취급하는 것이 좋습니다.