성공적인 프로젝트 수립을위한 7 단계 |

최근에 저는 여러 프로젝트 팀에 속해 있습니다. 이러한 경험을 통해 프로젝트 관리 프로세스와 구현 방법을 개선 할 수있는 방법을 이해하기 위해 프로젝트 계획 프로세스를 다시 분석하고 분석하게되었습니다.

재능있는 사람들이 관리하는 프로젝트가 결국 지연되거나 완료되지 않는 이유는 무엇입니까? 왜 프로젝트 팀은 때로는 움직이는 표적에서 총을 쏘고 있다고 느낍니까?

프로젝트 계획이란 무엇입니까?

프로젝트 계획은 목표 및 범위, 목표 및 중요 시점 (산출물)을 정의하는 프로세스입니다.), 각 단계에 대한 작업 및 예산 자원 할당. 좋은 계획은 관련된 모든 사람들과 쉽게 공유 할 수 있으며 정기적으로 다시 방문 할 때 가장 유용합니다. 단순히 계획을 요약하고 팀과 다시 논의하지 않는 것은 낭비되는 시간과 노력을위한 좋은 방법입니다.

간단한 Google 문서에서 프로젝트 계획을 수행하거나 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 한 번에 모든 문서와 결과물을 저장할 수 있으므로 전자 메일이나 슬랙 보이드에 대한 중요한 토론과 결정을 잃지 않도록 할 수 있습니다. 예를 들어 Basecamp와 같은 도구를 사용하면 진도를 추적하고 몇 명의 사람들과 협업해야하는 대화 및 항목을 쉽게 추적 할 수 있습니다.

급변하는 시작 또는 시작 단계에서 프로젝트 관리에 대해 생각하는 경우 처음에는 너무 많은 시간이 걸리는 것처럼 보일 수도 있습니다. 그러나 프로젝트 계획을 처음부터 문서화하고 로드맵으로 사용하면 자신과 팀을 계속 추적 할 수 있으므로 실제로 많은 시간과 자원을 절약 할 수 있습니다.

성공적인 프로젝트 계획을 세울 수있는 7 가지 핵심 요소는 다음과 같습니다. 시작하는 데 도움이됩니다.

1. 귀하의 계획을 이해 관계자를위한 로드맵으로 생각하십시오.

모든 프로젝트는 프로젝트의 첫 번째 단계가 완료된 후에 변경해서는 안되는 명확하게 정의 된 목표를 가진 로드맵이 필요합니다. 결과에 따라 이익을 얻거나 프로젝트 수행과 관련된 모든 이해 관계자의 이름을 지어야하며 초기 프로젝트 기획 과정에서 요구 사항을 명시해야합니다.

다음과 같은 이해 관계자가 포함될 수 있습니다.

• 프로젝트 관리자 또는 궁극적으로 완료 책임자
• 팀원 (내부) 또는 실제 유급 고객이 될 수있는 "고객" 이 제공됩니다.
• 팀, 또는 일부 전략에 책임이있는 사람 계획.

각 이해 관계자의 필요와 목표를 자동으로 이해한다고 가정하지 마십시오. 프로젝트 계획서를 문서화하기에 앞서 프로젝트 담당자와 이야기하여 팀의 모든 사람의 프로젝트와 능력 및 자원을 실제로 이해했는지 확인하십시오.

2. 프로젝트를 결과물 목록으로 나누십시오.

모든 결과물 목록을 작성하십시오. 이 목록은 큰 프로젝트를 특정 팀 구성원에게 할당 할 수있는 작은 작업으로 나눠야하며 각 산출물 또는 작업과 관련된 예상 마감 시간을 포함시켜야합니다.

각 산출물에 대한 승인 프로세스를 이해하고 문서화해야합니다. 귀하의 프로젝트가 외부 고객을위한 것이라면, 내부 승인 과정에서 명확한 지 확인하십시오. 따라서 경쟁에 지체되거나 지연되는 것에 놀라지 않을 것입니다.

3. 팀과 상담하십시오.

각 제공 물 또는 작업과 관련된 모든 개인 및 / 또는 조직의 이름을 밝히고 자세한 책임을 설명하십시오. 그렇지 않으면 오해로 인해 팀 구성원이 업무를 다시해야하는 상황이나 지연이 발생할 수 있습니다.

계획 한 공격 계획에 대해 팀과 이야기하기 위해 회의를 엽니 다. 작업을 완료하는 가장 좋은 방법에 대해 생각하도록 도와달라고 요청하십시오. 이는 귀사가보다 효율적으로 도움을 줄뿐만 아니라, 프로세스를 통해 더 많은 소유권을 느낄 수 있기 때문에 바이 인을 얻는 데 도움이됩니다. Basecamp와 같은 프로젝트 관리 도구를 사용하면 모든 사람을 추적하고 문서 및 대화를 한 곳에 저장하는 데 도움이됩니다.

이메일을 사용하여 프로젝트에 관해 의견을 나누는 경우 팀 대화 상자 스레드를 앞뒤로 끝없이 전달하는 대신 팀원에게 프로젝트 관련주의가 필요한 전자 메일을 할당 할 수있는 팀받은 편지함 전자 메일 솔루션을 사용하는 것이 좋습니다.. 위험 파악

프로젝트와 관련된 위험을 결정합니다. 예상보다 오래 걸리는 일이 있거나 비용이 예상보다 많이 늘어날 경우 어떻게 할 것인지 생각하십시오.

가능한 모든 부작용에 대해 구체적인 조치를 취할 필요는 없습니다. 그러나 당신은 잘못 될 수있는 것을 생각하면서 팀과 시간을 보내야합니다. 그런 다음 나중에 위험에 빠지기보다는 처음부터 그러한 위험을 완화하기 위해 할 수있는 한 많은 것을 할 수 있습니다. 위험 요소는 또한 예산에 영향을 줄 수 있습니다.

5. 예산 작성

주요 목표 및 산출물 목록에 첨부 된 것은 프로젝트 비용 및 예상 예산에 관한 정보입니다. 자금이 어떻게 쓰이게 될 것인지 정확하게 밝히지 않고 커다란 금액을 큰 프로젝트에 할당하라는 충고에 저항하십시오. 이것은 팀이 일을 끝내기 위해 함께해야하는 자원을 이해하는 데 도움이됩니다. 초기 예산을 정할 때이 숫자는 절대가 아닌 범위 일 수 있습니다.

특정 항목의 경우 몇 가지 다른 공급 업체의 견적을 받아야 할 수 있습니다. 예산 제약 조건에 따라 더 큰 프로젝트를 변경해야 할 경우 또는 공급 업체가 예상 한 내용을 정확하게 제공하지 못할 경우를 대비하여 합의 된 프로젝트 범위를 예산 설명서에 간략히 문서화하면 도움이됩니다.

6. 이정표 추가

더 큰 목표를 달성하기 위해 완료해야 할 이정표 및 작업을 추가하기위한 프레임 워크로 산출물 목록을 사용하십시오. 프로젝트 팀원의 생산성, 가용성 및 효율성을 고려하여 합리적인 기한을 설정하십시오.

SMART 프레임 워크 내에서 귀사의 목표를 생각하십시오. 목표는 다음과 같아야합니다:

특정:

• 명확하고 간결하며 누구나 이해할 수있는 언어로 작성되었습니다. 측정 가능:
• 해당되는 경우 숫자 또는 정량 언어를 사용하십시오. 받아 들일 만하다:
• 목표, 이정표 및 산출물에 대해 이해 관계자로부터의 투자를 얻으십시오. 현실주의:
• 뻗기 목표는 한 가지 일뿐입니다. 달성하기가 불가능한 목표를 설정하지 마십시오. 팀과 이해 관계자 모두에게 실망 스러우며, 불가능을 달성하는 것이 일반적으로 더 많은 비용과 시간이 소요되기 때문에 궁극적으로 프로젝트를 지연시킬 수 있습니다. 시간 기반:
• 구체적인 마감 시간을 설정하십시오. 마일스톤과 관련된 기한을 변경해야하는 경우 언제, 왜 변경했는지 문서화하십시오. 팀 및 관련 이해 관계자에게 알리지 않고 스텔스 변경을 피하거나 기한을 편집하지 마십시오. 7. 진행률보고 지침 설정

월별, 주별 또는 일별 보고서가 될 수 있습니다. 이상적으로 모든 사람이 진행 상황을 모니터링 할 수있는 온라인 또는 오프라인 프로젝트를 위해 공동 작업 영역을 설정해야합니다. 커뮤니케이션 계획이 있는지 확인하십시오. 진행 상황에 대한 이해 관계자의 업데이트 빈도 및 주간 회의 또는 매일 이메일과 같이 정보를 공유하는 방법을 문서화하십시오.

마일스톤을 확인할 때 설정 한 프레임 워크를 사용하십시오. 보고서를 안내하십시오. 진행 상황을 통보해야 할 때마다 새로운 보고서를 작성하여 휠을 낭비하거나 시간을 낭비하지 마십시오. Basecamp와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 긴장된 대화에서 대화 상대를 상실하거나 대화를 잃지 않고 이해 관계자를 반복 할 수 있습니다.

효과적인 프로젝트 계획 및 관리의 비결은 조직적이고 원활한 커뮤니케이션을 유지합니다. 팀 및 이해 관계자. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하기로 결정 했든하지 않든, 프로젝트와 관련된 모든 자료 및 리소스를 어디에 그리고 어떻게 저장하는지 생각하십시오. 할 수 있으면 모든 것을 한 곳에 모으십시오. 행운을 빌어 요!